איזה לחץ!
כל כך הרבה משימות!
משימות מתוכננות, משימות באמצע העבודה, משימות שמחכות למישהו או למשהו, משימות שהסתיימו.
איך לעזאזל אפשר לשלוט בכול?
גלו כאן שיטה יפנית שהפכה לכלי טכנולוגי נגיש ומועיל!
פורסם בתאריך: 03.11.2022
קנבן היא שיטה לניהול משימות שמקורה בהיסטוריה יפנית.
עם התפתחות הכלכלה היפנית במאה ה-17, רחובות העיר אֶדו (המוכרת היום כעיר הבירה טוקיו) התמלאו בשלטי רחוב – קנבן.
באמצעות שלטי הקנבן, סוחרי אדו העבירו את המידע השיווקי באופן ברור ומתומצת.
כעת נעשה קפיצה בזמן למאה ה-20.
בשנות ה-40 של המאה הקודמת, קמה לה חברה קטנה ושמה… טויוטה (!)
טויוטה התחילה בייצור מכוניות, אבל העסקים לא שגשגו והיא נכשלה בתחרות עם חברות רכב אמריקניות. מנכ"ל החברה הבין שהקושי של טויוטה אינו בטכנולוגיה אלא ביעילות תהליך הייצור ובניהול המשימות. הפתרון נמצא בשיטת הקנבן. טויוטה אימצה שיטה של כרטיסיות שבאמצעותן אפשר היה לעקוב באופן מהיר, ברור וחזותי אחרי תהליכי העבודה.
לוח קנבן בנוי מרשימות (טורים) ומכרטיסים.
הלוח מציג את כל התהליך.
הרשימות מתארות את השלב בתהליך.
הכרטיסיות מייצגות משימה אחת מצומצמת מתוך התהליך.
כאן הצגנו לוח קנבן שליווה את פיתוח "חדשנות בקטנה" בראשית הדרך. הלוח הזה פותח בכלי מקוון, אבל עיקרון העבודה זהה.
למרות שכל לוח קנבן יכול להיראות אחרת, העיקרון הבסיסי הוא של תנועה של משימות (כרטיסיות) מימין לשמאל (או משמאל לימין באנגלית). נדגים פעילות עם קנבן בדוגמה לא מורכבת – תכנון סדנה בנושא קנבן.
א. התחלת התהליך – משימת תכנון הסדנה מחולקת לשש משימות משנה. (ככל שתחלקו את המשימה הגדולה למשימות משנה קטנות יותר – כך תנהלו אותה טוב יותר).
ב. לאחר זמן מה – אפשר לראות בלוח שכמה משימות כבר בוצעו והכרטיסיות הועברו לעמודת "הסתיים". משימות נוספות נמצאות בשלבי עבודה שונים: אחת עדיין בתכנון, אחת מתעכבת והאחרות עדיין בתהליכי עבודה.
ג. סוף התהליך – לאחר סיום כל המשימות, אפשר לראות שכל הכרטיסיות נמצאות בעמודה האחרונה. הסתיימה המשימה הגדולה של תכנון הסדנה!
הקנבן הוא כלי גמיש שמאפשר יישום בדרכים שונות. אחרי שהכרתם את הבסיס, אפשר לשכלל את השיטה.
שכלול הכרטיס – אפשר להוסיף רכיבים לכרטיס מעבר לשם המשימה. למשל, תיאור, תאריך התחלה, תהליך סיום, החלפת צבע הכרטיסייה, הוספת שותפים למשימה, checklist, והוספת קבצים ותמונות. אפשר גם לסמן כרטיסיות "בעייתיות" שמייצגות משימות שדורשת טיפול מיוחד.
שכלול הרשימות – אפשר להוסיף עמודות ככל שנדרש לפי השלבים בתהליך. למשל, בתהליך של כתיבת מאמר אפשר ליצור טורים של סיעור מוחות, מחקר, טיוטה ראשונה, טיוטה שנייה, כתיבה סופית, עריכת תוכן, עריכת לשון, הוספת ביבליוגרפיה, הגשה לכתב-עת, תיקונים, הגשה חוזרת, פרסום.
שכלול לוח – בדרך כלל מומלץ להקדיש לוח למשימה, כך שאדם אחד יכול לנהל כמה לוחות בו-זמנית. לעומת זאת, אפשר לנהל לוח מורכב עם כמה וכמה משימות בשורות שונות כאשר כל שורה מייצגת משימה גדולה. אפשרות אחרת היא לסמן משימה גדולה לפי צבע כך שבכל רשימה אפשר לראות בקלות משימות גדולות שונות.
לוחות הקנבן הראשוניים הופקו לצורך ניהול פרויקטים בתעשייה, אולם ייתכן שימוש יעיל וחשוב בקנבן גם בתחומי חינוך. הינה כמה דוגמאות:
השיטה הפשוטה ביותר היא להקצות שטח בקיר המשרד ולהדביק פתקיות דביקות.
רעיון אחר הוא להשתמש באחד מהכלים המקוונים הרבים לניהול לוחות קנבן. הינה שתי דוגמאות פופולריות:
גם במודל יש כלי קנבן שמאפשר ניהול משימות (וגם יצירת רשימות עם כרטיסיות).
היכנסו להדרכה של מערכות מידע של המרכז האקדמי לוינסקי-וינגייט.
סרטון: הדרכה בסיסית בטרלו, פאידיאה, טל שן-טל ברסלר
שיטת קנבן, איקארו
Examples of Kanban Boards for Education and How To Use Them, MeisterTask
Parsons, D., Thorn, R., Inkila, M., & MacCallum, K. (2018, December). Using Trello to support agile and lean learning with Scrum and Kanban in teacher professional development. In 2018 IEEE International Conference on Teaching, Assessment, and Learning for Engineering (TALE) (pp. 720-724). IEEE.
Heikkilä, V. T., Paasivaara, M., & Lassenius, C. (2016, May). Teaching university students Kanban with a collaborative board game. In Proceedings of the 38th international conference on software engineering companion (pp. 471-480).
